Архив лист описи как делать

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части , полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела тома, части ; количество листов в деле томе, части ; срок хранения дела.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных и пропущенных номеров. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме приложение 1. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений составляемый в необходимых случаях , названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели если они имеются.

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения до дел опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись приложение 13 к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист приложение На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов постоянного, временного хранения, по личному составу и т.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается. В годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения составляется по установленной форме приложение 2.

Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов см. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму приложение 3. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы распоряжения по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава при отсутствии отдельной описи личных дел ; личные дела при отсутствии отдельной описи личных дел ; лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате расчетные ведомости по зарплате ; невостребованные трудовые книжки при отсутствии отдельной описи ; акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи личные дела, трудовые книжки и т. Личные дела личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров инспектором по кадрам и представляется на рассмотрение ЦЭК ЭК организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения приложение Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.

Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта приложение 4 производится после подготовки описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником , в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

Наименование каждой картотеки включается в опись.

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются?

Архив документов

Это действие позволяет избежать непонятных ситуаций с определением точного места искомой деловой документации. Бумаги, подлежащие архивации и структурированию, однозначно регистрируются в описи сдачи. Процедура описи Составление и обработка описей дел регулируются правилами, утвержденными Росархивом. Ежегодно осуществляется сводная опись дел, поступивших из всех подразделений данного предприятия. Все папки по темам подразделяются на группы: Для бессрочного хранения. Для сохранения на длительное время — более 10 лет.

Внутренняя опись документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах.

Опись документов для архива

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части , полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела тома, части ; количество листов в деле томе, части ; срок хранения дела.

Полезное видео:

Опись документов в архив

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу. Нормы составления Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций.

Составляем описи дел

Какой принцип нумерации ФОНДОВ если разделены по структурным подразделениям , по номеру структурного подразделения или валовым методом? На основании сдаточных описей составляют описи постоянного хранения, по личному составу и временного св. Им присваивают валовым методом номера 1, 2, 3, …, то есть для каждой новой описи в организации берут следующий свободный номер. Все документы одной организации — это отдельный единый фонд. Номер ему присваивают в государственном архиве, обычно после первой передачи документов на госхранение. Анна 01 03 Мне говорили на обучении, что можно внутри организации создать фонды по подразделениям. Нужно ли это делать?

Для обеспечения комплектования архива в организации на все На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются .

Опись документов

Она может служить как сопроводительным при направлении в ту или иную инстанцию , так и систематизирующим при сдаче в архив материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива.

Как правильно составить опись документов - образец?

Опись документов первичной бухгалтерской отчетности. Личных дел сотрудников и многие другие. Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив. Как правильно составить Опись дел — это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты: Порядковый номер документа — имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации. Индекс — в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Составляем опись дел Отбор документов на уничтожение и составление на них акта приложение 4 производится после подготовки описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения за этот период.

Опись документов в архив составляется по установленной форме, в статье Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. .. Один экземпляр включается в опись, а что делать со 2-м оригиналом?.

Готовим документы к хранению

Что такое архивный шифр и как документы хранятся в архивах? Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого: ГА РФ. Что это значит и зачем мы это пишем?

Оформляем дела на постоянное хранение

К записи комментариев Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах. И тогда логично предположить, что личное дело такого сотрудника будет состоять из нескольких том. В этом случае указывать номера томов мы обязаны и на деле и в описи. Вопрос состоял в том, каждому ли делу должен быть присвоен свой номер по описи. Даже если личное дело состоит из 4-х томов, каждый том будет числиться под отдельным архивным номером в описи.